Datenschutzerklärung

Solero-IT GmbH
Am Ostertor 26
31737 Rinteln
Deutschland

Geschäftsführung: Holger Meier
E-Mail: info@solero-it.de

Datenschutzanfragen können an die vorstehende Anschrift oder per E-Mail gerichtet werden. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Auftraggebers verarbeiten, kann auch der jeweilige Auftraggeber die zuständige Anlaufstelle für Betroffenenrechte sein.

Solero-IT führt unter anderem Zählerwechsel, Kontrollen, Sperr- und Entsperraufträge, Ablesungen sowie weitere Vor-Ort-Leistungen im Auftrag von Energieversorgern, Netz- und Messstellenbetreibern durch. Dafür erhalten wir personenbezogene Daten häufig nicht direkt von der betroffenen Person, sondern von unserem Auftraggeber.

Je nach konkreter Vertrags- und Aufgabenverteilung verarbeiten wir diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers oder – soweit wir Zwecke und Mittel einer Verarbeitung selbst bestimmen – in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Handeln wir als Auftragsverarbeiter, bleibt der Auftraggeber für die Rechtmäßigkeit der beauftragten Verarbeitung und die Informationspflichten verantwortlich; wir unterstützen ihn bei der Erfüllung der datenschutzrechtlichen Pflichten.

Soweit wir selbst Verantwortlicher sind und Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden, beachten wir die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Je nach Auftrag können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kunden- und Auftragskennungen, Termin- und Erreichbarkeitsangaben, Zählerart, Zählernummer, Einbauort, Zählerstände, technische Rückmeldungen, Zugangs- oder Hinweisinformationen sowie – wenn für den Auftrag erforderlich – Fotos, Dokumentationen und Unterschriften.

Wir verarbeiten nur die Daten, die für Planung, Terminabstimmung, Durchführung, Dokumentation, Rückmeldung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Daten aus Auftraggeberdateien werden nicht für eigene Werbezwecke genutzt, sofern hierfür keine gesonderte Rechtsgrundlage besteht.

Wenn Sie uns anrufen oder wir Sie im Rahmen eines beauftragten Vorgangs kontaktieren, können – soweit für die Bearbeitung erforderlich – insbesondere die übermittelte Rufnummer, Datum und Uhrzeit, Ansprechpartner, Gesprächsinhalt, Terminwünsche und der zugehörige Auftragsbezug verarbeitet werden. Gesprächsnotizen werden nur angelegt, wenn sie für die Bearbeitung des Vorgangs erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Situation – zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung eines beauftragten Vorgangs oder auf Grundlage berechtigter Interessen an einer geordneten Kunden- und Auftragskommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO bzw. bei Auftragsverarbeitung nach Weisung des Auftraggebers).

Eine heimliche Gesprächsaufzeichnung findet nicht statt. Sollte für einen konkreten Vorgang eine Aufzeichnung vorgesehen sein, würden wir vor Beginn gesondert darüber informieren und die hierfür erforderliche Rechtsgrundlage beachten.

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir insbesondere Absender- und Empfängeradresse, Zeitstempel, Betreff, Nachrichteninhalt, Signatur, Anhänge und – soweit vorhanden – den Bezug zu einem Auftrag oder Termin. Die Daten werden zur Bearbeitung der Nachricht, zur Auftragsabwicklung und zur erforderlichen Dokumentation verarbeitet.

Auftragsbezogene Nachrichten können in unsere internen Systeme übernommen werden, wenn dies für die Bearbeitung oder Nachweisführung erforderlich ist. E-Mails werden nicht länger aufbewahrt, als dies für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten notwendig ist. Für besonders schutzbedürftige Unterlagen empfehlen wir, vor dem Versand einen geeigneten sicheren Übermittlungsweg mit uns abzustimmen.

Wenn Sie uns über die Funktion „Nachricht schreiben“ kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, Anschrift, Ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Zählernummer, Nachricht und das gewünschte Zeitfenster für einen Rückruf. Die Angaben werden ausschließlich verwendet, um Ihre Nachricht zu bearbeiten, den zugehörigen Vorgang zuzuordnen und Sie telefonisch zu kontaktieren.

Die Übertragung des Formulars erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch setzen wir technische Prüfungen und eine zeitlich begrenzte, pseudonyme Begrenzung von Formularaufrufen ein. Für diese Begrenzung wird keine Roh-IP-Adresse im Formularprotokoll gespeichert. Der Nachrichteninhalt wird nicht in der Website-Datenbank oder im Sicherheitsprotokoll gespeichert, sondern als E-Mail an unsere geschäftliche Kontaktadresse übermittelt.

Rechtsgrundlage ist – je nach Inhalt Ihrer Anfrage – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Maßnahmen beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Kontaktanfragen.

Wenn Sie uns freiwillig über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Telefonnummer, gegebenenfalls sichtbare Profilinformationen, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie Zeit- und Zustellinformationen, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder eines Auftrags erforderlich ist.

Für Nutzer in der Europäischen Region wird WhatsApp von WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, bereitgestellt. Persönliche Nachrichten und Anrufe sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende-verschlüsselt. WhatsApp verarbeitet daneben jedoch Konto-, Geräte-, Nutzungs- und Verbindungsinformationen nach der eigenen Datenschutzrichtlinie. Daten können im Rahmen der dort beschriebenen Verfahren auch international verarbeitet werden.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns stattdessen per Telefon oder E-Mail kontaktieren. WhatsApp ist bei uns nicht als dauerhaftes Auftragsarchiv vorgesehen. Für die Auftragsbearbeitung erforderliche Informationen können in unsere internen Systeme übernommen werden; nicht mehr benötigte Kommunikationsdaten werden nach den für den jeweiligen Vorgang geltenden Löschregeln behandelt.

Bei Zählerwechseln, Kontrollen und anderen Vor-Ort-Aufträgen können zur nachvollziehbaren Durchführung insbesondere Ankunfts- und Abschlussinformationen, Zählerstände, Zähler- oder Gerätenummern, Einbauorte, technische Feststellungen, Rückmeldestatus sowie erforderliche Fotos oder Unterschriften verarbeitet werden.

Die Dokumentation dient dem Nachweis der ausgeführten Leistung, der technischen Rückmeldung an den Auftraggeber und gegebenenfalls der Klärung von Rückfragen. Umfang und Inhalt richten sich nach dem konkreten Auftrag und dem Grundsatz der Datenminimierung.

Beim Aufruf unserer Website können technisch notwendige Protokolldaten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer – soweit übermittelt – sowie Angaben zum Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zusätzlich führen wir eine eigene, auf unserem Webserver betriebene Besucherstatistik. Sie dient dazu, Nutzung, Reichweite und technische Qualität unserer Website zu beurteilen und häufig aufgerufene Inhalte zu erkennen. Wir setzen dafür keine externe Analyseplattform, keine Analytics-Cookies und keinen LocalStorage-Identifier ein. Die IP-Adresse wird nur kurzfristig für die Pseudonymbildung verarbeitet, zuvor auf ein Netzpräfix (/24 bei IPv4 bzw. /64 bei IPv6) verkürzt und nicht gespeichert. Aus verkürztem Netzpräfix und Browserkennung wird ein täglich wechselndes, nicht rückrechenbares Pseudonym gebildet. Der vollständige User-Agent wird nicht gespeichert; wir speichern nur Browser- und Geräteklasse. Bei externen Verweisen speichern wir nur den Hostnamen, nicht den vollständigen Referrer, Suchbegriffe oder Query-Parameter. Erfasst werden Seitenaufrufe, Besuchszeitpunkt, aufgerufene Seite, aktive Verweilzeit, grobe Geräte-/Browserklasse und Herkunft der Navigation. Eingeloggte Redaktions- und Administrationsaufrufe werden nicht mitgezählt. Statistikdaten werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweiten- und Qualitätsmessung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Verknüpfungen zu Facebook, WhatsApp, Microsoft Teams oder Google werden als externe Links ausgegeben; eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter wird erst hergestellt, wenn Sie den entsprechenden Link aufrufen. Die interaktive Karte auf unserer Kontaktseite wird ebenfalls erst nach einer aktiven Freigabe geladen; Einzelheiten dazu finden Sie im folgenden Abschnitt.

Auf unserer Kontaktseite bieten wir eine interaktive Karte mit unserem Standort in Rinteln und einem dargestellten Einsatzradius von 100 km Luftlinie an. Die Karte wird nicht automatisch geladen. Erst wenn Sie auf „Karte laden“ klicken, werden Kartenkacheln von der OpenStreetMap Foundation (OSMF) abgerufen.

Beim Abruf der Kartenkacheln stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu Diensten der OpenStreetMap Foundation her. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, Datum und Uhrzeit sowie die angeforderten Kartenausschnitte verarbeitet werden. Die OSMF handelt insoweit als eigenständig Verantwortliche. Kartendienste und Cache-Server können sich unter anderem im Vereinigten Königreich und weiteren Ländern befinden.

Die externe Kartenverbindung erfolgt ausschließlich nach Ihrer aktiven Freigabe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Freigabe bleibt die Karte deaktiviert; Standort, Anschrift und Einsatzradius sind dennoch als Text auf der Kontaktseite sichtbar. Wir speichern die Freigabe nicht dauerhaft, sodass die Karte bei einem neuen Seitenaufruf zunächst wieder deaktiviert ist.

Innerhalb von Solero-IT erhalten nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese Daten für ihre Aufgabe benötigen. Je nach Vorgang können Daten außerdem an den jeweiligen Auftraggeber, eingesetzte IT-, Hosting-, Kommunikations- oder Supportdienstleister, fachlich erforderliche Unterauftragnehmer sowie – bei gesetzlicher Verpflichtung – an Behörden oder sonstige berechtigte Stellen übermittelt werden.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir – soweit gesetzlich erforderlich – einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn sie für einen eingesetzten Dienst technisch oder organisatorisch erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach Anbieter können hierfür insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder eine andere gesetzlich vorgesehene Grundlage in Betracht kommen.

Bei WhatsApp richten sich internationale Verarbeitungen und die dafür eingesetzten Garantien zusätzlich nach den aktuellen Datenschutzinformationen von WhatsApp Ireland Limited. Beim freiwilligen Laden der OpenStreetMap-Karte kann eine direkte Verbindung zu Servern bzw. Cache-Infrastrukturen der OpenStreetMap Foundation außerhalb des EWR, insbesondere im Vereinigten Königreich, hergestellt werden.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht oder – wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Nachweisinteressen oder offene Ansprüche entgegenstehen – für andere Zwecke gesperrt bzw. in der Verarbeitung eingeschränkt.

Bei Daten, die wir ausschließlich im Auftrag eines Auftraggebers verarbeiten, richten sich Rückgabe, Löschung und Aufbewahrung zusätzlich nach dem jeweiligen Auftrag und den dokumentierten Weisungen. Kommunikationsdaten aus Telefon, E-Mail und WhatsApp werden nicht allein deshalb dauerhaft gespeichert, weil der Kontakt über diesen Kanal stattgefunden hat. Daten der internen Besucherstatistik werden spätestens nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören – abhängig vom jeweiligen System und Schutzbedarf – insbesondere Berechtigungskonzepte, geschützte Benutzerkonten, sichere Übertragungswege, Geräte- und Zugriffsschutz, regelmäßige Aktualisierungen, Datensicherungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge sowie eine Beschränkung des Zugriffs auf die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem Risiko und dem Stand der Technik überprüft und weiterentwickelt.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen (Art. 21).

Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenn wir Daten lediglich als Auftragsverarbeiter verarbeiten, leiten wir Betroffenenanfragen an den zuständigen Auftraggeber weiter bzw. unterstützen diesen entsprechend den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben.